El Formato MARC 21 para Registros de autoridad está pensado para ser vehículo de información sobre las formas aceptadas de nombres, materias y subdivisiones de materia que se van a usar al construir los puntos de acceso en los registros bibliográficos, las formas de esos nombres, las materias y las subdivisiones de materia que se deben usar como referencias a las formas aceptadas, así como las interrelaciones entre estas formas. Un nombre se puede usar como punto de acceso principal, adicional, de serie, o de materia.

• El término nombre se refiere a:
• nombres personales (X00)
• nombres de jurisdicciones (X51)
• nombres de entidades (X10)
• títulos uniformes (X30)
• nombres de congresos (X11)
• combinaciones de nombre/título
• El término materia se refiere a:
• términos temáticos (X50)
• nombres de materia, nombres geográficos
• nombres geográficos (X51)
• términos de género/forma con subdivisiones de materia
• términos de género/forma (X55)
• términos cronológicos (X48)
• nombres con subdivisiones de materia
• títulos uniformes con subdivisiones de materia (X30)
Una materia solo se puede usar como punto de acceso temático.
• El término subdivisión de materia se refiere a:
• términos de subdivisión general (X80)
• nombres de subdivisión geográfica (X81)
• términos de subdivisión cronológica (X82)
• términos de subdivisión de forma (X85)
Una subdivisión de materia se puede usar junto con un encabezamiento principal de nombre o de materia en un encabezamiento de materia compuesto. No se puede usar como elemento principal en un encabezamiento principal, secundario, de serie o de materia.

El Formato MARC 21 para Registros de Autoridad también proporciona información relativa a las formas aceptadas de los indicadores clasificatorios. Un indicador clasificatorio no se asigna a los recursos como término de indización.

Los registros de autoridad MARC se distinguen de otros tipos de registros MARC por la presencia del código "z" (datos de autoridad) en la posición /06 (Tipo de registro)de la Cabecera/LDR. La formulación de un nombre, materia, subdivisión de materia o encabezamiento de indicador clasificatorio en un registro de autoridad se basa en convenciones sobre catalogación y creación de tesauros comúnmente aceptadas (por ejemplo: Reglas de catalogación angloamericanas, RCAA2, Library of Congress Subject Headings , LCSH). El contenido de la parte restante del registro de autoridad sigue la práctica de la agencia que crea el registro.

El Formato MARC 21 para Registros de autoridad distingue siete tipos de registros de autoridad en 008/06 (Tipo de registro):

• Encabezamiento aceptado - código a

  Registro de autoridad en el cual el campo 100-155 contiene un nombre o materia aceptado. El registro de una materia aceptada podría contener campos de referencia para variantes y encabezamientos relacionados y notas que registren esa información, como las fuentes usadas para establecer el encabezamiento y el tratamiento como serie.

• Subdivisión - código d

  Registro de autoridad en el cual el campo 18X contiene la forma aceptada de un término general, cronológico, de género/forma o un nombre geográfico que se puede usar solo como la parte de subdivisión en un encabezamiento aceptado.

• Encabezamiento aceptado y subdivisión - código f

  Registro de autoridad en el cual el campo 15X contiene un nombre aceptado o materia que también se puede usar como la parte de subdivisión de materia de otro encabezamiento aceptado (la agencia también puede crear registros separados para el nombre aceptado o para los encabezamientos de materia y la subdivisión).

• Referencia - código b o c

  Registro de autoridad en el cual el campo 100-155 contiene un nombre o materia no establecida. Un registro de referencia también contiene tanto el campo 260 (Referencia compleja de «Véase» - Materia), campo 664 (Referencia compleja de «Véase» - Nombre) o el campo 666 (Referencia explicativa general - Nombre) para guiar al usuario hacia la forma establecida. En el campo 008 /09 se definen otros códigos separados para registros de referencia con o sin remisión (envío) (trazado o no trazado). La distinción depende de si el encabezamiento en el campo 1XX del registro se da también como un envío de «Véase» en un campo 4XX, en otro registro de autoridad.

• Referencia y subdivisión - código g

  Registro de autoridad en el cual el campo 15X contiene un nombre o materia no aceptada que se puede usar también como la parte de subdivisión de materia de un registro aceptado (la agencia puede elegir en su lugar hacer registros separados para la referencia y la subdivisión)

• Indicador clasificatorio - código e

  Registro de autoridad en el cual el campo 150 contiene un término no aceptado que es la forma aceptada en la sección sistemática de un tesauro para indicar la base lógica en la que se ha dividido una categoría.

Encabezamiento aceptado
Encabezamiento que está aceptado para ser usado en otros registros MARC como punto de acceso principal (1XX), punto de acceso adicional (700-730) o punto de acceso adicional de serie (800-830) o como el elemento principal de un encabezamiento de materia (600-655; 654-657). En los registros de autoridad, los encabezamientos aceptados se usan en campos 100-155 (encabezamientos) y campos 500-555 («Véase además») para los registros de encabezamiento aceptados (008/09 Tipo de registro; código a o f).

Encabezamiento no aceptado
Encabezamiento que no está aceptado para ser usado en otro registro MARC como punto de acceso principal, o puntos de acceso adicionales, series o materias. Un encabezamiento no aceptado puede ser una referencia a una variante de forma del encabezamiento aceptado, una forma del encabezamiento usada solo para organizar el registro de autoridades, o una subdivisión de materia que se autoriza para su uso con un encabezamiento aceptado, en un encabezamiento de materia adicional.

En registros de autoridad, los encabezamientos sin establecer se registran en los campos 1XX (encabezamiento) y 4XX («Véase»), de referencia (008/09, código b o c), subdivisión (código d), referencia y subdivisión (código g) o registros de indicador clasificatorio (código e).

Un encabezamiento no aceptado se puede usar también en los campo 4XX de los registros de un encabezamiento aceptado (código a o f).

Los encabezamientos pueden ser nombres, combinaciones de nombre-título, títulos preferidos (uniformes), términos cronológicos, términos de materia, términos de género/forma, subdivisiones, encabezamientos de materia compuestos, o indicadores clasificatorios.

• Encabezamiento de nombre

  Encabezamiento que es un nombre personal, de entidad, evento o jurisdicción (incluyendo el geográfico).

• Encabezamiento de nombre-título

  Encabezamiento que consiste tanto en la parte del nombre como la del título. La parte del nombre contiene un nombre de persona, entidad, congreso o jurisdicción. La parte del título contiene el título por el que se identifica un ejemplar o una serie para su catalogación y puede ser un título preferido (uniforme) o convencional, el título de la portada o el de la serie.

• Encabezamiento de título preferido (uniforme)

  Encabezamiento que consiste en el título por el que un recurso o una serie es identificado para su catalogación cuando el título no tiene un nombre personal, de entidad, congreso, o jurisdicción al crear el encabezamiento nombre-título.

• Encabezamiento de término cronológico

  Encabezamiento cuya materia es un término cronológico

• Encabezamiento de término de materia

  Encabezamiento por un término de materia.

• Encabezamiento por un término de género/forma

  Encabezamiento que consiste en un término de género/forma.

• Subdivisión

  Encabezamiento que consiste en un término de subdivisión general (materia o idioma), forma, geográfico o cronológico. Una subdivisión compuesta contiene más de un término de subdivisión (subcampos $v, $x, $y y $z).

• Encabezamiento de materia compuesto

  Encabezamiento de nombre, nombre-título, título preferido (uniforme), término de materia, o término de género/forma que incluye una o más subdivisiones con términos generales, de forma, cronológicos o geográficos (subcampos $x, $v, $y o $z).

• Encabezamiento de indicador clasificatorio

  Encabezamiento que consiste en un término usado en la sección sistemática de un tesauro para indicar la base lógica según la cual se ha dividido una categoría.

Los registros de autoridad que contienen un campo 1XX con un encabezamiento de título preferido (uniforme) o de nombre-título para una serie pueden contener también información sobre el tratamiento de esas series en el caso de que el encabezamiento se use en registros bibliográficos. El término serie se aplica a los tipos de serie identificados en 008/12: series monográficas, documentos multipartes, frases con apariencia de series y títulos de obras que ocasionalmente han sido consideradas serie. Los elementos de datos y campos que se usan para registrar el tratamiento como series incluyen tres posiciones del campo 008; campos de número normalizado o número identificativo dentro de los campos 0XX; y campos de información relativos a su tratamiento como serie dentro de los campos 64X.

Descripción de las partes de un registro
Un registro de autoridad MARC está formado por tres componentes principales: la Cabecera, el Directorio y los campos variables. La siguiente información resume la estructura de un registro MARC, de la que se brindan más detalles en MARC 21 Specifications for record structure, character sets, and exchange media .

Cabecera/LDR
Elementos de datos que principalmente proporcionan la información para procesar el registro. Los elementos de datos contienen números o valores codificados y se identifican por una posición relativa indicada por un carácter. La cabecera tiene un número fijo de 24 posiciones indicadas por un carácter y es el primer campo de un registro MARC.

Directorio
Una serie de entradas que contienen la etiqueta, extensión y posición de inicio de cada campo variable en un registro. Cada entrada tiene una extensión de 12 posiciones de caracteres. Las entradas del directorio para campos variables de control aparecen en primer lugar, ordenados por la etiqueta del campo, en orden numérico creciente. Las entradas para los campos de control variables vienen a continuación, en orden ascendente según el primer carácter de la etiqueta. La secuencia grabada de los campos variables de control de un registro no necesariamente se corresponde con el orden de las correspondientes entradas del Directorio. Las etiquetas duplicadas se distinguen solo por la localización de sus respectivos campos dentro del registro. El Directorio termina con un carácter que marca la posición final del campo (ASCII 1E Hex).

Campos variables
Los datos en un registro de autoridad MARC se organizan en campos variables, cada uno identificado por una etiqueta numérica de tres caracteres que se guarda en la entrada del Directorio para cada campo. Cada campo termina con un carácter final del campo. El último campo variable en un registro termina tanto con un final de campo como con un final del registro (ASCII 1D Hex). Hay dos tipos de campos variables:

Campos variables de control

Los campos 00X. Estos campos se identifican con una etiqueta de campo en el directorio pero no contienen ni indicadores de posición ni códigos de subcampo. Los campos variables de control son diferentes en su estructura de los campos variables de datos. Pueden contener tanto un solo elemento de datos o una serie de elementos de datos de extensión fija identificados por un carácter que indica su posición relativa.

Campos variables de datos

Los demás campos variables definidos en el formato. Además de estar identificados por una etiqueta de campo en el Directorio, los campos variables de datos contienen dos indicadores de posición grabados al comienzo de cada campo y un código de subcampo con dos caracteres precediendo cada elemento de datos dentro del campo.

Los campos variables de datos están agrupados en bloques según el primer carácter de su etiqueta, el cual, pese a algunas excepciones, identifica la función de los datos dentro del registro. El tipo de información del campo queda indicado por la parte restante de la etiqueta:

0XX Números normalizados, números de clasificación, códigos
1XX Encabezamientos (aceptados y sin establecer)
2XX Referencias complejas véase
3XX Referencias complejas véase además
4XX Véase
5XX Véase además
6XX Decisiones acerca del uso, notas
7XX Enlaces
8XX Grafías alternativas
9XX Reservado para la implementación local

Dentro de los bloques 1XX, 4XX, 6XX, 7XX y 8XX, ciertos tipos de identificadores de contenido están generalmente reservados. Aunque con ciertas excepciones, los dos caracteres finales de las etiquetas de campos tienen estos significados:

X00 Nombres de persona
X51 Nombres geográficos
X10 Nombres de entidad
X55 Términos de género/forma
X11 Nombres de congresos
X80 Subdivisiones generales
X30 Títulos uniformes
X81 Subdivisiones geográficas
X48 Términos cronológicos
X82 Subdivisiones cronológicas
X50 Términos de materia
X85 Subdivisiones de forma

Dentro de los campos variables de datos, se usan los dos siguientes tipos de identificadores de contenido:

Posiciones de indicador
Los caracteres de las dos primeras posiciones en los campos variables de datos que contienen valores que interpretan o que suplementan los datos registrados en el campo. Los valores de los indicadores se interpretan de manera independiente, esto es, el significado no se refiere a la unión de los dos indicadores. Los valores de los indicadores pueden ser una letra en minúscula o un número. Se usa un espacio en blanco, representado por # (espacio en blanco) en una posición del identificador no definida. En una posición del indicador definida, el # (espacio en blanco) puede tener un significado o puede significar "no se proporciona información".

Códigos de subcampo
Dos caracteres que distinguen los elementos de datos dentro de un campo, que requieren ser manipulados por separado. El código de subcampo consiste en un delimitador (ASCII 1F Hex), representado en este Manual por un signo $ (pesos), seguido por un identificador de los datos. Los identificadores de los datos pueden ser una letra en minúsculas o un número. Los códigos de subcampo se definen de manera independiente por cada campo; sin embargo, se conservan los significados siempre que sea posible (por ejemplo: campos 100, 400 y 600 de nombre de persona). Los códigos de subcampo se definen con fines de identificación, no de organización. El orden de los subcampos generalmente está especificado por las normas de contenido de los datos, como las reglas de catalogación.

Ver además Repetibilidad y obligatoriedad

En teoría, se pueden repetir todos los campos y subcampos. La naturaleza de los datos, sin embargo, elimina la posibilidad en algunas ocasiones. Por ejemplo: un registro de autoridad puede contener un solo campo 1XX; un campo 100 puede contener un solo subcampo $a (nombre de persona), pero puede contener más de un subcampo $c (Títulos y otras palabras asociadas al nombre).

En las secciones correspondientes de este Manual se indica la posibilidad de repetir o no repetir cada campo y subcampo.

Los campos de un registro se pueden enlazar usando una técnica de enlace de campos de aplicación general, que se basa en la sintaxis de datos en el subcampo $8 (Enlace de campos y número de secuencia) para identificar los campos enlazados. La estructura y sintaxis se describen en el Apéndice A .

El carácter de relleno (ASCII 7C Hex), representado por una "|" (barra vertical, pleca, pipe) se puede usar en los registros de autoridad en el campo 008 y en el subcampo $w de las referencias 4XX y 5XX y en los campos de enlace 700-785. Este carácter de relleno no se puede usar en la cabecera, ni en las etiquetas, indicadores o códigos de subcampo.

El código "u" (Desconocido o sin identificar), cuando está definido, indica que el creador del registro intentó proporcionar un código pero fue incapaz de saber qué código era el adecuado.

El código "n" (No aplicable) se define en muchas posiciones codificadas para indicar que la característica definida por la posición no se aplica a un determinado tipo de documento o de registro.

Partes responsables
En registros sin modificar, la agencia que se identifica como fuente originaria de la catalogación en los campos 008/39 y/o 040, subcampo $a, es la responsable del contenido del registro. Las agencias indicadas como transcriptoras o modificadoras en el campo 040 subcampos $c y $d son responsables colectivamente de la designación del contenido y de la transcripción de los datos.

En registros modificados, las agencias identificadas en el campo 040 $a y $d (Agencia modificadora) son conjuntamente responsables del contenido del registro. Las agencias indicadas como transcriptoras o modificadoras en el campo 040, subcampos $c y $d son responsables colectivamente de la designación del contenido y de la transcripción de los datos.

Elementos de datos asignados por la agencia
Un elemento asignado por la agencia es aquel cuyo contenido está determinado por una agencia designada y es la responsabilidad de esa agencia (por ejemplo: el campo 010 - Número de control de Library of Congress). Aunque es la propia agencia la que introduce los datos, puede ser otra agencia la que los transcriba.

Elementos de datos a partir de una lista controlada
Ciertos elementos contienen datos que provienen de listas controladas mantenidas por las agencias designadas (por ejemplo: el código MARC para Áreas geográficas (GAC) que se usa en el campo 043 - Código de área geográfica). Esos elementos están indicados a nivel de campo o subcampo en MARC 21 y solo se pueden usar valores que vengan de las listas indicadas. Si fuera adecuado realizar un cambio o añadir algo a la lista, se debe consultar a la agencia que se encarga de dicha lista.