Catalogación BNMM

Módulo de catalogación - SIGB Aleph 500, versión 23

Acceso · Barra de operaciones · Ventana del módulo de catalogación · Pestañas principales · Teclado de acceso rápido · Plantillas predeterminadas · Crear y editar plantillas locales · Compartir plantillas locales · Guardar en la unidad local

Acceso

1º Ingresar al Módulo de Catalogación desde el ícono en el escritorio de la sesión del usuario en Windows:

El ícono de acceso directo al módulo de catalogación se encuentra en la instalación local del cliente GUI: buscarlo en la unidad C: > AL500 > Catalog > bin.

Para crear el acceso directo en el escritorio del usuario, hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el ícono > Enviar a > Escritorio (crear acceso directo).

2º Ingresar el nombre de Usuario y la Contraseña correspondientes a la cuenta de usuario-staff asignada:

La opción Guardar contraseña debe estar deshabilitada. Si no lo estuviera, informar a los administradores del SIGB para que lo hagan.

3º Efectuar las comprobaciones básicas iniciales:

1. Verificar en la barra de título (superior) si el cliente está conectado a la base BNA01 en el servidor de producción y con la cuenta de usuario-staff correspondiente.

El servidor de producción tiene la IP : 192.168.0.13:6991

2. Comprobar el estado del servidor: cuando está conectado, el rombo en el extremo izquierdo de la barra de operaciones es de color verde.

3. Si no está conectado, seguir los siguientes pasos: en la barra de menú: ALEPH > Conectar a > BNA01

4. Si está conectado, pero con la cuenta de otro usuario: en la barra de operaciones, hacer clic con el botón derecho sobre el ícono > Ingresar como otro usuario.

Recordar la precaución de deshabilitar la opción Guardar contraseña.

Ventana del módulo de catalogación

Pestañas principales del Módulo de catalogación

Las pestañas principales se presentan en una fila de íconos que corresponden a la mayoría de las actividades que se realizan en la catalogación. Al hacer clic en cada ícono se invoca la interfaz asociada: Registros bibliográficos; Ítems (Ejemplares); Administración; Búsqueda:

Para desplazarse entre las secciones, se pueden usar las siguientes teclas de acceso rápido de Aleph:

Visualización de secciones
Cambiar a la sección Registro bibliográfico	`F2`	Cambiar a la sección Ejemplares (ítems)	`F8`
Cambiar a la sección Administración	`Ctrl+B`	Cambiar a la sección Búsqueda	`F9`

Barra del menú

Teclas de acceso rápido

Catalogación
Abrir plantilla	`Ctrl+A`	Duplicar registro	`Ctrl+N`
Ver en el OPAC web	`Ctrl+O`	Guardar en servidor y en unidad local	`Ctrl+L`
Activar el teclado	`Ctrl+K`	Imprimir	`Ctrl+P`
Navegar registros	`Ctrl+G`
Editar (registro)
Abrir forma (Cabecera/LDR, 006, 007 y 008)	`Ctrl+F`	Expandir desde plantilla	`Ctrl+E`
Buscar encabez. de campo de la base actual	`F3`	Buscar encabez. de campo de otra base	`Ctrl+F3`
Buscar encabez. de subcampo de la base actual	`F4`	Buscar encabez. de subcampo de otra base	`Ctrl+F4`
Buscar opciones de subcampo	`Ctrl+F8`	Verificar campo	`Ctrl+W`
Verificar registro	`Ctrl+U`	Ordenar registro	`Ctrl+M`
Ingresar al modo texto	`Ctrl+F12`
Editar texto
Deshacer	`Ctrl+Z`	Repetir	`Ctrl+Y`
Nuevo campo (seleccionar desde lista)	`F5`	Nuevo campo (definido por el usuario)	`F6`
Nuevo subcampo	`F7`	Ingresar valores Unicode	`F11`
Cortar	`Ctrl+X`	Copiar	`Ctrl+C`
Copiar subcampo(s)	`Ctrl+S`	Copiar campo(s)	`Ctrl+T`
Copiar registro	`Ctrl+D`	Pegar	`Ctrl+V`
Pegar subcampo(s)	`Alt+S`	Pegar campo(s)	`Alt+T`
Pegar registro	`Alt+D`	Borrar subcampo(s)	`Ctrl+F7`
Borrar campo(s)	`Ctrl+F5`	Borrar registro del servidor	`Ctrl+R`

Barra de operaciones

La barra de operaciones permite abrir los diferentes módulos del Sistema:

Solo están disponibles aquellos módulos que fueron instalados en la terminal de acuerdo con los permisos/privilegios asignados a la cuenta de usuario-staff de quien(es) se desempeña(n) en el puesto.

Además, permite efectuar las siguientes operaciones:

En ocasiones, al momento de abrir el Módulo de Catalogación, el cliente GUI del sistema descarga desde el servidor en la terminal (la PC del puesto de trabajo) las actualizaciones disponibles y necesarias para trabajar. Si hubiera algún problema con la conexión o con la descarga de actualizaciones, el catalogador debe informarlo al responsable de su área o, en última instancia, a los administradores del Sistema.

Plantillas predeterminadas

Para cada formato y tipo de material que se cataloga en la BNMM existe una plantilla prediseñada, alojada en el servidor, que contiene los campos y los valores y/o datos que se usan con mayor frecuencia para la descripción abreviada o completa de ese material.

Al editar un registro migrado para corregirlo y/o completarlo, se recomienda seguir siempre el procedimiento de Editar > Expandir desde plantilla Ctrl+E, y elegir la plantilla predeterminada más adecuada al formato y el tipo de material que se describe.

Crear y editar plantillas locales

Cuando el catalogador describe una serie o colección de recursos en los que para su descripción se repiten uno o varios campos (o lo hacen con ligeras variaciones) con idéntica información, puede optar por Duplicar el registro Ctrl+N, o bien (práctica recomendada) por crear una plantilla local, por medio del siguiente procedimiento:

1º Añadir a un registro abierto por la plantilla del formato correspondiente los campos y subcampos y los valores y/o datos que se repiten y guardarla en la unidad local, por medio de Catalogación > Crear plantilla en unidad local. Se abre un cuadro de diálogo Crear plantilla:

2º Asignar un nombre corto y descriptivo > Aceptar.

En el cuadro de diálogo que se abre al hacer clic sobre Abrir plantilla Ctrl+A, las plantillas disponibles en el servidor se muestran en minúsculas, seguidas de la extensión .mrc y la aclaración (BNA01), mientras que las plantillas locales lo hacen en mayúsculas, seguidas de la extensión .MRC y la aclaración (Local).

Video tutorial para la creación de plantillas locales, elaborado por Claudia Beati (DCA) para registros de autoridad, pero aplicable también a los registros bibliográficos.

Las plantillas locales solo están disponibles en la instalación local del cliente GUI, es decir, en el puesto de trabajo del catalogador que las creó.

Para borrar una plantilla local, ir a C: > AL500 > Catalog > template. Seleccionar la plantilla XXX.MRC y borrar Supr/Del.

Compartir plantillas locales

No es posible, desde el cliente GUI, crear y guardar plantillas en el servidor. En cambio, si resulta necesario trabajar en varios puestos diferentes en base a una misma plantilla local, se puede copiar el archivo XXX.MRC (alojado en C: > AL500 > Catalog > template) y pegarlo en la unidad compartida de la red BN que se use y desde allí copiarlo y pegarlo en idéntico directorio del/los otro(s) puesto(s) de trabajo.

Si el responsable de procesos técnicos lo considera adecuado y la cantidad y especificidad del material a catalogar lo amerita, puede solicitar la creación de una nueva plantilla en el servidor, dirigiendo su pedido por nota al responsable del Departamento de Procesos Técnicos, quien -una vez supervisada- lo derivará a los administradores del SIGB.

Guardar en la unidad local

La opción Guardar en unidad local solo es adecuada para usar en registros completamente nuevos que no pudieron ser completados y que se retomarán más tarde.

Se recomienda NO usar esta opción cuando se efectúa una edición (corrección, enriquecimiento) de registros previamente guardados en el servidor, ya que al volver a abrirlos y enviarlos nuevamente al servidor, se produce la duplicación de ese registro en la base bibliográfica (BNA01).

Los registros se deben guardar directamente en el servidor aun cuando no estén completamente codificados, tomar nota del No. de sistema y volver a traerlos por ese número desde el servidor al momento de editarlos y completarlos.

Ctrl+L

Enter

Recordar que en cada sector donde se cataloga, a la cuenta de usuario-staff del responsable se le asignó un nivel de catalogador superior, para poder intervenir sobre registros guardados con un nivel superior. Sin embargo, el responsable debe recordar que el nivel superior otorga un permiso para acceder a la modificación del registro: al momento de guardarlo en el servidor, el responsable debe hacerlo bajando el nivel al estándar de los catalogadores (20), ya que de otro modo el registro quedará (o continuará) bloqueado.