Unificación de registros bibliográficos
11/2023
La unificación de registros obedece a la premisa de que el registro bibliográfico debe representar y describir íntegramente a un recurso. Las características peculiares y destacables de uno o varios ejemplares (ítems) individuales de ese recurso que la Biblioteca posee se registran en los campos específicos del ítem.
Si esas características destacables se consideran de especial importancia para conocimiento de los usuarios, se registran además en los
campos de notas del registro bibliográfico, identificando al ejemplar individual por medio del subcampo
$3.
Entre ellas se deben considerar:
la procedencia (la pertenencia previa a una biblioteca personal especial),
las anotaciones (marginalia) o dedicatorias personales,
la numeración de ejemplares en ediciones especiales, etc.
Las Salas de colecciones especiales (por ejemplo: Tesoro, Fototeca, etc.) establecen los criterios específicos aplicables a este tipo de consideraciones, en consenso con el Departamento de Desarrollo de la Colección, y en base a lo estipulado en el documento Política de desarrollo de la colección.
Procedimiento
Este procedimiento debe ser completado en todos sus pasos sucesivos en el mismo momento: ninguno de sus pasos se debe posponer por ninguna razón.
Si en el resultado de una búsqueda se detectan dos o más registros bibliográficos que corresponden a recursos idénticos pero que no fueron unificados durante la migración (por presentar diferencias mínimas en el título o subtítulo, en la mención de edición o en la descripción física; en la asignación de los puntos de acceso principales o adicionales; diferencias o ausencia del número normalizado; etc.), se debe proceder a la unificación de los registros.
Tener en cuenta que esta es una operación muy delicada y se la debe realizar con la mayor atención.
Tomar la precaución de revisar que el registro que se va a borrar NO contenga objetos digitales asociados.
La unificación consiste, básicamente, en el movimiento del/los ejemplar(es) (ítems) de uno a otro registro, y se completa con el borrado del registro que quedó sin ítems asociados.
1º Comprobar fehacientemente la similitud de los registros, revisándolos en la visualización que ofrece la pestaña 2. Etiquetas MARC del panel inferior del resultado de la búsqueda (por defecto se abre en la pestaña 1. Completo + Liga, pero la información que ésta presenta podría resultar insuficiente para tomar la decisión).
Si no hay certeza absoluta, se debe(n) solicitar al depósito el/los ejemplar(es) correspondiente(s) para cotejarlos.
2º Una vez comprobado que corresponden a recursos idénticos, abrir ambos registros para compararlos, por medio de Dividir Editor (en la Barra de Catalogación):
Entre los registros, se identifica al que esté más completo y/o más correcto como registro unificador.
3º Tomar nota de la información presente en los siguientes campos locales del registro que no se eligió y que se borrará, y volcarla en los campos correspondientes del registro unificador:
| campo | información | volcar (o revisar que esté volcada) en: | luego: |
595 | información sobre la procedencia | ITM Nota Interna | borrar el campo |
876 | número de inventario | ITM Código de Barras y No. Inventario | borrar el campo |
901 | volumen (designación secuencial del ítem) | ITM Descripción | borrar el campo |
903 | estado del ejemplar | ITM Nota de OPAC | borrar el campo |
916 | ubicación física | ITM Clasificación | borrar el campo |
4º Ir al Árbol (en la Barra de Catalogación):
y arrastrar el ítem desde el contenedor de ítems del registro que no se eligió hasta el contenedor de ítems del registro unificador:
5º Salir del Árbol volviendo a hacer clic en su icono (en la Barra de Catalogación).
6º En el registro que no se eligió, Abrir forma Ctrl+F del campo Cabecera/LDR, y modificar el valor de la posición /05 a "d" (Borrado).
7º Al final del registro, agregar un campo F6 con la etiqueta STA ## y, USAR ▼ TAB en el subcampo $a, seleccionar DELETED.
8º Guardar en el servidor Ctrl+L.