Descarga por protocolo Z39.50
Los pasos para descargar un registro del catálogo de otra biblioteca son:
1º Posicionarse en el árbol de Búsqueda [F] Buscar por palabras clave y en la pestaña 1. Búsqueda avanzada.
2º Desplegar desde Base: y seleccionar de la lista la base externa a consultar. Formular la búsqueda según la estrategia más conveniente, de acuerdo con lo sugerido más arriba.
3º Aceptar. Los resultados se visualizan en el nodo [H] Mostrar resultados del árbol de Búsqueda:
Al buscar por un número normalizado (ISBN, ISSN), probar también hacerlo sin los guiones.
En el panel superior se muestra un listado de los registros recuperados. En el inferior, los detalles del registro seleccionado (en el listado, destacado en azul).
La evaluación detallada de los campos y subcampos permite establecer si existe o no coincidencia (exacta o parcial) entre el registro hallado y el recurso en mano. Para una mejor evaluación, se recomienda revisarlo mediante la visualización que permite la solapa 2.Etiquetas MARC.
La búsqueda y descarga de registros de una base externa depende de la disponibilidad del servidor Z39.50 dedicado a tal fin que, en ciertas ocasiones, puede estar sin funcionamiento, o fuera de línea, o sobrecargado de peticiones. En ese caso, el Sistema devuelve un mensaje de «Error de Servicio Remoto (c1011 53) Z39.50 gate error…», por lo que se debe repetir la búsqueda más tarde, o bien continuar con el proceso, creando un registro nuevo.
Coincidencia exacta o parcial en un catálogo externo
Se realiza catalogación por copia en aquellos casos en los que el recurso que se describe encuentra coincidencia exacta o parcial con un registro bibliográfico hallado en los catálogos autorizados para la catalogación por copia.
Para descargar un registro de otra base, seguir el procedimiento detallado a continuación:
1º Abrir el registro que se desea copiar, haciendo clic en el botón Catalogar.
El registro abierto se muestra señalado en el panel de navegación como EXT01 (indica que todavía no está incorporado a la base bibliográfica local BNA01) y sin definición de su formato (en azul, en la barra de catalogación).
2º Ir al menú Catalogación > Duplicar registro Ctrl+N.
Es posible que el Sistema muestre un mensaje de error del ALEPH GUI: «El código base EXT02 no se encuentra en el archivo library.ini» > Aceptar.
3º El Sistema pide Seleccionar base en la que se desea duplicar el registro. Seleccionar BNA01 y Aceptar.
IMPORTANTE
Generalmente, un registro copiado de una base bibliográfica externa no tiene incluido el campo FMT (formato), por lo cual el registro, una vez incorporado a BNA01, se muestra en la barra de catalogación precedido por el código XX.
4º Expandir Ctrl+E desde la plantilla .mrc adecuada.
Al expandir desde la plantilla se incorporan algunos campos y valores por defecto y se activan las verificaciones particulares de cada formato que el Sistema ejecuta sobre el registro.
5º Editar la Cabecera (LDR), mediante Abrir forma Ctrl+F en las posiciones:
/05 codificar "a" (Aumentado el nivel de codificación)
/17 (# - espacio en blanco), si se completa el registro ; "5" si se deja a un nivel mínimo
/18 codificar "a" (RCAA2)
6º Revisar y completar el campo 008, mediante Abrir forma Ctrl+F
7º Borrar Ctrl+F5 los campos 003, 010, 016, 035, 042, 050, 9XX y todo otro campo no definido en el formato MARC 21 Bibliográfico o incluido en las plantillas estándar de la BNMM.
8º En el campo 040:
9º Revisar el registro completo por medio del menú Editar > Verificar registro Ctrl+U o el ícono 
. Prestar atención a los mensajes de error que se presenten: duplicaciones, etc.
10º Corregir el registro por medio de la herramienta Errores en registros (individual).
11º Guardar el registro en el servidor Ctrl+L o el ícono 
.
Cuando un registro se guarda en el servidor, los campos no completados (los que no tienen contenido) se borran.
12º Agregar el ítem.
Si no es posible hallar un registro similar, y solo en ese caso, se crea un registro original.
Importar un registro
Un registro hallado en el ctálogo de acceso público en línea (OPAC web) se puede descargar e importar a continuación a la base bibliográfica propia.
Para ello, seguir los pasos a continuación:
1º Con el registro abierto, Guardar registro ▼ │ Save Record
Se abre un desplegable de opciones > seleccionar MARC (Unicode/UTF-8).
2º El sistema pide elegir dónde Guardar como.
Por defecto, al momento de importar un registro el Sistema buscará los archivos guardados en el Disco local (C:) > AL500 > Catalog > ConvertIn, por lo que es adecuado guardarlos en esa carpeta.
3º Dentro del Módulo de catalogación, en la pestaña Registros bibliográficos, ir a [I] Importar registros. Buscar y seleccionar el Archivo de entrada, por medio del botón 
(tres puntos) dentro de la carpeta ConvertIn > Abrir.
4º Hacer clic en el botón Convertir. Probar con los diferentes Prog. Conversión ▼, revisando el registro en el panel inferior (prestar atención a la conversión de los signos diacríticos).
Generalmente, con los archivos UTF-8 funcionan mejor los programas:
- 2709 OCLC conversion,
- 2709 OCLC USMARC conversion for UTF, o
- MARC
5º Editar. El registro se abre en el editor del Módulo de catalogación como registro nuevo (NEWxxx.MRC (Local).
6º Revisar que el registro tenga definido el campo FMT (Formato bibliográfico). Si no, Editar > Cambiar formato del registro.
7º Editar > Expandir desde la plantilla y seleccionar la adecuada al tipo de recurso que se describe y al nivel de descripción que se desea. Revisar el registro completo, adecuándolo al uso estándar de la BNMM.
Seguir los pasos detallados más arriba, bajo Coincidencia exacta o parcial en un catálogo externo.
20211123 · Añadidas instrucciones para Importar registros
20220919 · Quitada instrucción de mantener un campo 003