El texto siguiente reproduce los fragmentos específicos del documento «Política de catalogación descriptiva y temática», aprobado por Resolución RS-2022-114024508-APN-BNMM#MC del 31/10/2022.

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Este documento de «Política de catalogación» fundamenta sus decisiones por los Principios internacionales de catalogación (PIC) enunciados por IFLA en su Declaración de 2016 para orientar las decisiones que toman los catalogadores y las políticas sobre el acceso e intercambio de los datos.

Entre ellos, se define como principal el del Interés del usuario (entendiendo como usuario a cualquiera que busque en el catálogo y utilice los datos bibliográficos), lo que implica cuidar que todos los datos sean comprensibles y adecuados para quienes lo consultan. Los siguientes principios generales son los de:

• Uso común del vocabulario utilizado, en concordancia con el de la mayoría de los usuarios;
• Representación del recurso tal como se presenta;
• Precisión de los datos para representar de manera exacta a la entidad que se describe;
• Suficiencia y necesidad, para incluir los elementos de datos imprescindibles para facilitar el acceso a todos los tipos de usuarios, incluyendo aquellos con necesidades específicas;
• Significación, esto es, que los elementos de datos deben ser relevantes para la descripción, dignos de mención, y para permitir la distinción entre las entidades;
• Economía, para preferir siempre el medio de descripción que optimice la conveniencia y sentido práctico, en el sentido del menor coste o el planteamiento más simple;
• Coherencia y normalización;
• Integración, para basar la descripción de todo tipo de recursos y soportes en un conjunto de reglas común;
• Interoperabilidad, para para asegurar el intercambio y la reutilización de los datos bibliográficos dentro y fuera de la comunidad bibliotecaria;
• Apertura, para minimizar las restricciones a fin de fomentar la transparencia y cumplir con los principios de acceso abierto;
• Accesibilidad, para que el acceso a los datos bibliográficos y las funcionalidades de los dispositivos de búsqueda cumplan con la normativa internacional de accesibilidad;
• Racionalidad, para establecer las decisiones de un modo defendible y no arbitrario.

Aplicación en la BNMM

La decisión esencial de política para la catalogación descriptiva y temática en la BNMM es que su catálogo bibliográfico se integra con la descripción representativa de la colección física (impresa, manuscrita, microfilmada) de la Biblioteca e incorpora, además, la de aquellos recursos a los que puede dar -o mediar- acceso al texto completo, ya sea al del documento original o al de una reproducción.

Acompaña a esa decisión inicial la reversión de toda práctica previa en la BNMM de elaborar y mantener cualquier tipo de base de datos de inventario, en la que se crea un registro por cada ejemplar, pasando a la construcción y mantenimiento de un catálogo bibliográfico, en el cual la unidad que lo compone, el registro bibliográfico, contiene un conjunto de metadatos que describe de manera unívoca e integral a un recurso.

El registro bibliográfico

La unidad componente del catálogo, el registro bibliográfico, contiene un conjunto de metadatos que describe de manera unívoca e integral a un recurso y que le permite ser identificado y distinguido, dentro del catálogo, de otros recursos similares. El registro bibliográfico también contiene información que brinda a los usuarios la posibilidad de buscar y encontrar recursos relacionados a partir de una serie de puntos de acceso normalizados, incluidos el o los autores o productores, colaboradores y otras personas o entidades asociadas con la creación o la producción del recurso, y por medio de títulos propiamente dichos, series, temas y clasificaciones temáticas.

Para los recursos en soportes físicos existentes en el acervo de la BNMM, el registro del catálogo además se asocia con registros de ítems (ejemplares) y existencias (en el caso de recursos continuos con suscripciones activas) que se usan para cumplir una función de inventario, para indicar la ubicación física exacta de los ejemplares dentro de la colección, y para detallar las características individuales del ejemplar o copia particular y permitir así a los usuarios seleccionar y obtener ese ejemplar específico del recurso.

La Biblioteca aspira a que los registros de su catálogo se constituyan en registros de referencia para todas las bibliotecas del país y del resto del mundo sobre la producción intelectual y editorial argentina, posicionando a la BNMM como agencia bibliográfica nacional (ABN) y contribuyendo, por medio del control bibliográfico resultante, con la elaboración de la Bibliografía nacional argentina (BNA).

De acuerdo con los postulados de la Declaración profesional de la IFLA sobre el Control Bibliográfico Universal (2012), como ABN, la BNMM asume la responsabilidad de proporcionar los datos bibliográficos autoritativos de las publicaciones de la Argentina y de hacerlos accesibles a otras ABN, bibliotecas y otros colectivos (por ejemplo, archivos y museos) a través de servicios adecuados y actuales, con la finalidad de incrementar el acceso abierto a los datos bibliográficos.

La BNMM también mantiene un catálogo de Autoridades único que normaliza y controla los puntos de acceso de su catálogo bibliográfico y proporciona a las bibliotecas del país y del resto del mundo una base de datos que sirve como fuente para la normalización de los puntos de acceso en sus propios catálogos. Las decisiones de política para la construcción del catálogo de Autoridades, a cargo de la División Control de Autoridades (DCA) del Departamento de Procesos Técnicos (DPT), y la formulación de los registros de diferentes tipos que lo componen se desarrollan en un documento separado, en proceso de elaboración.

Normativa y procedimientos internos de la BNMM

Las actividades inherentes a la catalogación descriptiva y temática en la BNMM cuentan con documentos e instructivos que han sido elaborados internamente en los últimos años y que sirvieron de orientación, en mayor o menor medida, para la ejecución de procedimientos y/o tareas respectivas, algunos de alcance general y otros de determinados sectores, constituyendo antecedentes de importancia en la temática y en la redacción de la presente «Política», tales como:

• Determinación del tipo de publicación (2009)
• Políticas de catalogación de la Biblioteca Nacional de la República Argentina: lineamientos generales (2011)
• Resolución interna No. 132/2020 Política de desarrollo de colecciones
• Resolución interna No. 176/2021 Lineamientos para la elaboración de la BNA
• Manual de procedimientos de catalogación, v. 9 (2020-2023)
• Manual de procedimientos de indización y clasificación, v. 2 (2017-2023)

Centralidad del trabajo de catalogación

Las tareas de catalogación descriptiva y temática se realizan de manera centralizada, sosteniendo el principio de coherencia y normalización, en el catálogo bibliográfico único de la BNMM, bajo los lineamientos del DPT, que en todos los casos son discutidos y consensuados con las diferentes áreas que llevan a cabo ese trabajo con los materiales particulares que poseen, incorporan y almacenan en sus respectivos espacios.

Esta centralidad se representa en el entorno del SIGB que la BNMM utiliza, en el cual a partir del registro bibliográfico permite administrar de manera integral la descripción de los recursos, la adquisición de existencias físicas, la circulación y su visualización y consulta pública a través del OPAC web.

Las tareas de catalogación descriptiva y temática de los recursos corrientes (en curso, de nuevo ingreso a la colección) se llevan a cabo en diferentes áreas de la Biblioteca, de acuerdo con la especialización de su tipología material y están distribuidas en base a la organización institucional de la DNCB y las cadenas documentales diferenciadas para los diferentes tipos de materiales, que se inician en el Departamento de Desarrollo de Colecciones (DDC) y el Departamento de Gestión de Publicaciones Seriadas (GPS).

Determinación del tipo de publicación (2009), elaborado por la BNMM sobre la base de Library of Congress rule interpretations (2nd ed. 1989, update no. 3, 2006). 1.0. Decisions before cataloging.

En él se declara que es posible rever la decisión tomada cuando con posterioridad se recabe información concluyente sobre el tipo de publicación o sobre una modificación en el mismo. Se debe tener en cuenta que el editor del recurso puede decidir cambiar el tipo de publicación: de monografía a recurso integrado (por ejemplo, al publicar páginas de reemplazo en lo que fue una monografía en una única parte almacenada en una carpeta), de monografía a publicación seriada (por ejemplo, al expandir el plan de contenido de un recurso en una sola parte a otro en varias partes que ya no cuente con una conclusión predeterminada), de publicación seriada a recurso integrado (por ejemplo, al cambiar la publicación de entregas sucesivas hacia la publicación de un sitio Web que se actualiza de manera permanente).

Tanto la decisión inicial como las que eventualmente se puedan tomar al revisar el tipo de publicación influyen de modo directo en las tareas de catalogación.

Entre los recursos considerados como incluidos en la BNA, se catalogan en primer lugar aquellos que provienen derivados de la Dirección Nacional del Derecho de Autor (DNDA) en cumplimiento de la Ley 11.723 de Régimen legal de la propiedad intelectual, y en segundo lugar los recursos publicados o producidos por la BNMM.

Excepciones que se interpolan al orden de prioridades:

a. Los recursos que hayan formado parte de las bibliotecas particulares de personalidades o instituciones destacadas que se incorporen a la colección BNMM, por cualquiera de las modalidades de adquisición, siempre que sean fehacientemente identificadas como relevantes por el Departamento de Desarrollo de las Colecciones (DDC).

b. Los recursos que hayan sido adquiridos por compra con un destino específico: una exposición, una sala de materiales especiales, material de apoyo para el trabajo profesional (reglas de catalogación, sistemas de clasificación, recursos destinados a la referencia interna, etc.).

Las encuadernaciones facticias -que constituyen un volumen formado por libros, folletos, fascículos u otros recursos, publicados originalmente en forma independiente, que con posterioridad fueron reunidos y encuadernados físicamente juntos por alguna razón de afinidad, o arbitraria- se tratan, a los fines de la descripción, de manera individual. Esto es, creando un registro para cada uno de los recursos encuadernados juntos.

Para la asociación del ejemplar al registro bibliográfico correspondiente a los fines de la circulación se crea, en cambio, un ítem único para el volumen encuadernado, resolviendo la relación por medio de las herramientas que proporciona el SIGB.

Materiales complementarios

Cuando se trata de material publicado con un recurso al que complementa y está destinado a ser utilizado con él, que se puede presentar en un soporte ya sea semejante al del recurso principal (por ejemplo, un libro de ejercicios prácticos, un cuadernillo de tests psicológicos), o bien un soporte diferente al del recurso principal (por ejemplo, un CD adjunto a un libro, un cuadernillo publicado con un DVD, una videograbación que acompaña a una revista), el tratamiento descriptivo corresponde al del recurso considerado principal, y su registro incluye la especificación del material complementario en el subcampo $e (Material complementario) del campo 300 (Descripción física) y su forma codificada en el campo de elementos de datos de longitud fija 006 (Características del material adicional).

Materiales acompañantes no complementarios

Cuando se trata de material que se publicó o distribuyó acompañado por otro recurso que no es afín a éste ni está destinado a ser usado junto con él que, en ocasiones, puede ser de carácter publicitario o de marketing (como juegos, juguetes o elementos atractivos varios), o perecedero (como sachés de crema, envases de perfume, crayones o plastilina, etc.), el tratamiento descriptivo se decide a partir de la consideración de si la BNMM ha resuelto retener el material acompañante, o descartarlo.

Para esto, resulta de utilidad basar la decisión en el documento Criterios para la guarda, almacenamiento y disponibilidad de los materiales bibliográficos de la Biblioteca Nacional (2012).

Se agrega una nota en el campo 530 (Soporte adicional disponible) para advertir a los usuarios acerca de la disponibilidad del recurso en otro formato y también cuando es el único formato disponible, ya que, por ejemplo, se ha decidido conservar el original fuera de la consulta, o se trata del master (original) de un microfilme. En el segundo de los casos, se sugiere completar además una nota en el campo 506 (Nota de restricciones de acceso), aclarando la restricción.

Si la editorial del formato físico adicional es distinta de la editora del actual, este campo contiene también información sobre la fuente y el número de orden del formato adicional. El formato adicional puede estar publicado y/o disponible en un depósito. Cuando se dispone de información sobre el título concreto y el número de sistema de la base de datos para el otro formato, el título y el número de sistema se pueden registrar en el campo 776 (Enlace a un soporte físico adicional).

Descripción

Ver Estándares

La descripción de los recursos bibliográficos de la BNMM se lleva a cabo de acuerdo con las Reglas de catalogación angloamericanas, 2a ed. (RCAA2), revisión 2002, actualización 2003.

La descripción de los recursos archivísticos se lleva a cabo de acuerdo con la Norma internacional general de descripción archivística, ISAD(G), ed. 2000.

Si de acuerdo con estas definiciones se reconoce que dos recursos son diferentes ediciones de la misma obra, crear registros independientes para cada uno que –de acuerdo con las políticas del sector- pueden estar relacionados entre sí dentro del catálogo por medio de un campo 775 (Enlace a otra edición).

Si de acuerdo con estas definiciones, en cambio, se determina con certeza que dos recursos forman parte de una misma edición, el nuevo ejemplar se considera una reimpresión y se agrega como un nuevo ítem asociado al mismo registro bibliográfico. La diferencia con la mención de edición que aparece impresa en la fuente se deja asentada en un campo 500 (Nota general).

Se excluyen expresamente de la instrucción anterior los casos en que se compruebe que el ejemplar en cuestión presenta alguna de las siguientes características:

• un cambio en el ISBN, excepto cuando:
• la diferencia se da entre un ejemplar con ISBN y otro sin él,
cuando el ISBN se agrega en reimpresiones de una edición original que carecía de él, la aclaración se registra en un campo 500 (Nota general);
• el cambio se limita a una conversión del ISBN-10 en ISBN-13;
• un cambio significativo en el contenido, indicado en la fuente principal de información, cuando ésta exprese que una edición es, por ejemplo: revisada, ampliada, abreviada, corregida, actualizada, “1a edición en este formato”, “con una nueva introducción”, etc.;
• un cambio en la extensión y/o en las dimensiones físicas;
• un cambio en la mención de serie dentro de la misma editorial, excepto cuando se trate de una variante mínima;
• un cambio en la fecha de publicación, en recursos de leyes, códigos y jurisprudencia
• la fecha más antigua se mantiene en el subcampo $c del campo 260 (Pie de imprenta) del registro bibliográfico y la aclaración se registra tanto en un campo 500 (Nota general) como en la Descripción del registro de ítem.

Descripción jerárquica

Se usa para describir un recurso que consiste de dos o más partes. Combina la descripción integral del todo y descripciones analíticas de una o más de las partes. Si las partes del recurso se subdividen a su vez en sus propias partes, se crean descripciones analíticas para esas nuevas subdivisiones. Ver detalles de este tipo de descripción bajo Niveles de detalle para la descripción.

La descripción jerárquica puede contemplar el uso de diferentes formatos bibliográficos para representar los diferentes niveles de descripción. Por ejemplo, se crea un registro mayor para una colección de fotografías, tratada como formato de material mixto (FMT: MX) y registros individuales para las fotografías contenidas en esa colección, tratadas como material visual (FMT: VM).

En el caso de recursos textuales en idiomas en otros alfabetos o grafemas ideográficos, se procura que, aun cuando no alcancen un nivel completo, incluyan al menos uno o más puntos de acceso controlados y una transliteración del título propiamente dicho y del título preferido (uniforme), recurriendo a las tablas de conversión al alfabeto latino de la American Library Association (ALA) y Library of Congress.

Recursos no incluidos en la BNA

Para los recursos que no se consideran incluidos en la BNA, en cualquier idioma o alfabeto, se considera suficiente un registro a Nivel mínimo (abreviado) de descripción, excepto cuando sean fehacientemente identificados como relevantes por el DDC, o cuando por medio del procedimiento de catalogación por copia o de descarga e importación sea posible obtener su registro completo, adaptándolo al catálogo de la BNMM según las pautas de Catalogación por copia.

En todos los casos, se procura que los registros de nivel mínimo incluyan al menos un punto de acceso temático, que puede ser adaptado a los encabezamientos de materia usados en la BNMM a partir de los hallados en los catálogos respectivos. En cambio, no es exigible la inclusión de la notación de clasificación, ya que en los registros del catálogo de la BNMM solo cumple una función orientativa y referencial, entendida como criterio potencial de ordenación de la BNA.

De otro modo, la información obtenida de los registros consultados en el catálogo de acceso público en línea (OPAC) de otra biblioteca se vuelca a los registros propios, adaptando solo las diferencias evidentes en la aplicación de una normativa de descripción o codificación distinta a la usada en la BNMM, corrigiendo aquello que se identifique como un error ortográfico, de puntuación o de tipeo, y completando los registros con la codificación detallada en las plantillas predefinidas para cada tipo de formato y las instrucciones del Manual de procedimientos: catalogación.

Excepto por la búsqueda adecuada y la transcripción de la información hallada en los registros de los catálogos en línea mencionados, no se lleva a cabo ningún tipo de investigación ulterior en referencia a los recursos que no se incluyen en la BNA.

Se realiza catalogación por copia en aquellos casos en que el recurso que se describe encuentra coincidencia exacta o parcial con un registro bibliográfico hallado en los catálogos autorizados para la catalogación por copia. Cuando en el registro hallado en otro catálogo se encuentren indicios de que para la descripción se empleó el estándar Resource Description and Access (RDA), es decir, la codificación «i» en la Cabecera (LDR) /18 y el código «rda» en el campo 040 $e, el registro se puede usar, observando siempre las indicaciones de modificar esa codificación y el resto del registro, para adecuarlo al uso actual de la BNMM, según las instrucciones del Manual de procedimientos: catalogación, v. 9.

La coincidencia exacta se da cuando el registro describe fielmente el recurso en la totalidad de sus áreas y elementos descriptivos. En cambio, es parcial cuando el registro presenta diferencias en alguna(s) de sus áreas y elementos descriptivos.

Para ser usado en la catalogación por copia, un registro debe representar tanto el contenido intelectual como la forma física del recurso que se describe, ya sea en forma total o parcial. Las siguientes áreas y elementos se deben observar y evaluar antes de proceder a la catalogación por copia, y eventualmente revisar y modificar:

Etapa de evaluación y selección del registro

Etapa de modificación del registro

El alcance del enriquecimiento parcial de los registros que no se llevan a nivel completo se detalla de manera exhaustiva en el Manual de procedimientos: catalogación.

La intención de establecer diferentes niveles de detalle para la catalogación descriptiva obedece a la necesidad de administrar de un modo razonable los recursos destinados a la catalogación y de poner el foco en lo que constituyen la misión y los objetivos de la BNMM; sucintamente:

registrar [...] la memoria impresa del país o sobre el país representada sobre cualquier soporte material o digital, con prioridad en lo que hace a su herencia cultural, en el territorio del país y también, en lo posible, en el extranjero.

Subyacen además a esta decisión los requerimientos propios del SIGB que actualmente se usa en la BNMM, cuyas características exigen la creación de un registro bibliográfico previo al cual asociar un registro de ejemplar físico, es decir, el o los ítems, imprescindible para gestionar cualquier tipo de servicio, como son el préstamo, la reproducción, la restauración, la exposición o la compilación bibliográfica.

La BNMM aplica en su catálogo cuatro niveles de detalle para la descripción, si bien en algunos casos puntuales se produce una sinergia que conduce a la descripción multinivel (ver Descripción jerárquica, bajo Modos de descripción):