Excepto en aquellos sectores que cuentan con un área propia destinada a almacenar una colección de referencia a disposición de los usuarios (Referencia Libros 6to piso y Referencia Hemeroteca piso H), en los que se asigna una signatura topográfica encabezada por la notación de clasificación, las colecciones generales de la BNMM no se ordenan siguiendo ningún sistema de clasificación.

Relación entre la notación de clasificación y los encabezamientos de materia

Tanto la notación de clasificación CDU como el encabezamiento temático principal que se asignan se basan en el tema tratado de manera predominante en el recurso. Por lo tanto, generalmente la notación y el primer encabezamiento de materia que se asigna coinciden.

Sin embargo, no siempre es posible lograr una coincidencia exacta, ya que el sistema de clasificación y el sistema de encabezamientos de materia se rigen por diferentes convenciones. La notación CDU, por ejemplo, a veces es menos específica, y a veces más específica que los encabezamientos de materia. En algunos casos, se requiere de varios encabezamientos de materia para designar en conjunto lo que la clasificación expresa en una sola notación. Por lo tanto, el principio de que el primer encabezamiento de materia coincide con la notación CDU puede ser considerado un tanto flexible.

La indización de todos los recursos de la BNMM se lleva cabo con encabezamientos de materia basados en Library of Congress Subject Headings (LCSH), traducidos al idioma español sobre la base de Bilingual Index (Bilindex) y adaptados al lenguaje de la comunidad local de usuarios de la BNMM.

Pautas generales de indización
Asignar el/los encabezamiento(s) de materia que exprese(n) del modo más preciso y completo el contenido esencial del recurso y que proporciona(n) acceso a sus temas más destacados.

Asignar encabezamientos solo para los temas que se tratan al menos en el 20% del contenido del recurso.

En el caso de un recurso que contiene partes separadas (por ejemplo: un texto narrativo, además de una extensa bibliografía o una sección de mapas o láminas, o un libro con materiales acompañantes, tales como un CD-ROM), asignar encabezamientos separados para la piezas, materiales o secciones individuales solo si constituyen al menos el 20% del contenido del recurso y se considera que contienen temas significativos para recuperar.

Tratamiento de indización

Los encabezamientos de materia se asignan de manera consistente con el tratamiento descriptivo del recurso. Por ejemplo: a un registro que representa una colección completa (una publicación periódica, una serie monográfica, o un recurso en varias partes), se le asignan los encabezamientos que representan los contenidos generales de la colección en su conjunto. A un registro que describe una parte analítica dentro de un recurso mayor, se le asignan encabezamientos que representan el contenido específico del elemento analítico.

Asignar a un recurso que contiene texto y comentario(s) encabezamientos para representar el texto o el/los comentario(s), dependiendo del tratamiento descriptivo del elemento.

Cantidad de encabezamientos

La cantidad de encabezamientos que se requiere para expresar el contenido varía de acuerdo con el recurso que se indiza. A veces, un solo encabezamiento es suficiente. En general, un máximo de seis (6) es adecuado. En situaciones especiales, pueden ser necesarios más.

En ningún caso asignar más de diez (10) encabezamientos para un mismo recurso.

Orden de los encabezamientos

Si se asigna más de un encabezamiento, se los debe registrar por orden de acuerdo con la relevancia del tema dentro del contenido del recurso. El encabezamiento que representa el tema predominante del recurso siempre se asigna como primer encabezamiento de materia.

Si el tema predominante no puede ser representado por un solo encabezamiento, asignar como primero y segundo encabezamiento los que, en conjunto, expresan el tema predominante. Aunque no es significativo cuál de los dos se asigna primero o segundo, si uno de los dos se aproxima más a la notación de clasificación, se lo registra en primer lugar.

Tema general y subtemas: principio o caso específico

Si un recurso trata un tema general con énfasis en un tema secundario específico, o presenta un principio y lo ilustra con un caso o ejemplo en particular, asignar los encabezamientos tanto para el tema o principio general como para el subtema o caso o ejemplo específico, siempre que el tratamiento de éste último ocupe al menos el 20% del contenido del recurso.

Dos temas de igual importancia

Si el contenido de un recurso tratan dos temas con igual importancia y extensión, asignar el segundo de estos temas inmediatamente después del encabezamiento del primero, y antes que los encabezamientos para los temas secundarios.

Orden de los temas secundarios

Debido a la naturaleza compleja de ciertos temas o prácticas de indización especiales desarrolladas para temas específicos, puede ser necesario asignar encabezamientos adicionales. Los encabezamientos para temas secundarios, así como los encabezamientos necesarios para completar los patrones estándar, se asignan en cualquier orden, pero siempre después del(os) encabezamiento(s) para el/los tema(s) principal(es).

Especificidad

Asignar encabezamientos que sean tan específicos como los temas que cubren.

El método mediante el cual se logra la especificidad depende de la naturaleza de los encabezamientos disponibles. En muchos casos, la especificidad se puede lograr mediante la asignación de un encabezamiento básico que consiste en una palabra o una frase; en otros casos, la especificidad se alcanza mediante la(s) subdivisión(es) añadida(s) a un encabezamiento.

Seguir la estructura jerárquica de referencia incorporada a la base de Autoridades para hallar una coincidencia lo más cercana posible entre el tema del recurso y los encabezamientos que existen para expresar ese tema en la base. En aquellos casos en que un encabezamiento que se considera necesario no esté autorizado en la base de Autoridades ni sea posible construirlo usando las subdivisiones de flotación libre, seguir los procedimientos pautados para las propuestas de creación nuevos encabezamientos.

Asignar un encabezamiento más amplio o más general que el tema que se pretende cubrir solo cuando no sea posible construir un encabezamiento preciso o específico, o cuando se necesita una serie de encabezamientos para expresar el tema, o cuando la asignación de un encabezamiento más general sea requerida por las instrucciones especiales presentes en la base de Autoridades.

Profundidad de la indización

Un encabezamiento dado, dependiendo de su lugar dentro de una jerarquía, puede subsumir varios subtemas que también están representados por encabezamientos en la base de Autoridades. Asignar a un recurso solo aquel/los encabezamiento(s) que más se aproxime(n) a la cobertura global del recurso.

No asignar encabezamientos que representan aquellos subtemas que generalmente se consideran incluidos en la cobertura del encabezamiento que se asigna.

Conceptos en los títulos

Los títulos y los subtítulos son importantes ya que en muchos casos determinan, en las propias palabras del autor o de la entidad editorial, el tema de un recurso. Destacar cada tema con valor de recuperación que se identifique en el título o en el subtítulo y que sea efectivamente tratado en el recurso. Al aplicar este principio, se deben considerar los siguientes puntos:

• si el título es engañoso, eufemístico, alegórico o críptico, no usar el título como una guía al contenido del recurso;
• si el tema es uno que, como cuestión de políticas no se expresa en los encabezamientos de materia, no destacar este aspecto al asignar los encabezamientos de materia;
• si el título es general, pero el recurso en realidad trata sobre un tema más específico, asignar un encabezamiento para el tema específico;
• si en la portada se enumeran muchos temas presentados en la forma de una tabla de contenido o un sumario, tratarlos como una tabla de contenidos.

Coherencia

La revisión de la indización de los recursos semejantes ya existentes en el catálogo es esencial para garantizar la coherencia y la consistencia de la indización.

Objetividad

Evitar asignar encabezamientos que etiqueten los temas o que expresen juicios de valor personales sobre los temas o los materiales. El conocimiento individual y el criterio del indizador desempeñan inevitablemente un papel relevante en la evaluación de lo que es significativo en el contenido de un recurso, pero la asignación de un encabezamiento no debe reflejar la opinión del indizador sobre el contenido.

Tener en cuenta la intención del autor o de la entidad editorial y, si es posible, asignar encabezamientos que indiquen esta orientación sin resultar críticos. Seguir las intenciones declaradas por el autor o por la entidad editorial en asuntos tales como: destinatarios, nivel de audiencia, tratamiento como un hecho real o ficticio, etc.

Dos o tres encabezamientos relacionados

Si existe (o se puede construir) un encabezamiento que represente los dos o tres temas que se tratan en el contenido de un recurso, y no se incluye ningún otro tema bajo su alcance, asignar el encabezamiento único en lugar de los dos o tres más específicos.

Regla de tres

Si un tema general incluye en su alcance más de tres subtemas, pero el recurso que se indiza cubre solo dos o tres de estos subtemas, asignar los dos o tres encabezamientos específicos antes que el encabezamiento más general.

Si en el recurso se tratan más de tres de los subtemas, asignar en su lugar el encabezamiento más general, a menos que se aplique la Regla de cuatro, que se describe a continuación.

Regla de cuatro

En determinadas circunstancias puede ser preferible asignar encabezamientos para cuatro subtemas de un concepto general. Si un encabezamiento cubre un amplio espectro de subtemas y cada uno representa solo una pequeña parte de toda esa gama, asignar en su lugar los cuatro subtemas.

No asignar más de cuatro subtemas bajo ninguna circunstancia.

Aspectos adicionales

Junto con los encabezamientos que se asignan a un recurso, se deben destacar otros aspectos importantes, como son la limitación a un determinado lugar o periodo de tiempo, la focalización en entidades específicas con nombre propio o la presentación en una forma particular. Estos aspectos se pueden expresar por medio de encabezamientos en sí mismos, calificadores adjetivales, o subdivisiones.

Lugar. Las características geográficas y las jurisdicciones pueden jugar un papel relevante en el contenido de un recurso en términos de ubicación, entorno, procedencia u origen, y se deben reflejar en la asignación de los encabezamientos.

Tiempo. Indicar los aspectos cronológicos significativos del contenido del recurso en aquellas situaciones en las que la estructura de la base de Autoridades lo permite.

Entidades con nombre propio. Asignar encabezamientos, tomados de la base de Autoridades de nombre o de tema, o creados siguiendo RCAA2, a las personas individuales, familias, entidades corporativas, proyectos, acontecimientos, edificios, productos con nombre propio, títulos uniformes, etc., cuando son significativos para representar el contenido del recurso, aun cuando su tratamiento no cubra el 20% del recurso.

Forma. Asignar encabezamientos de forma y subdivisiones de forma para representar lo que el recurso es en sí mismo, es decir, para indicar su formato o el tipo o disposición particular de la información que contiene, en aquellos casos en las que existen encabezamientos, subdivisiones o términos para estos tipos de materiales.

Ediciones sucesivas

Asignar el/los mismo(s) encabezamiento(s) de materia a todas las ediciones o traducciones de un mismo recurso que están presentes en el catálogo.

Si el contenido de una nueva edición de un recurso cambia de manera tan significativa que su alcance y enfoque resultan totalmente diferentes de la(s) edición(es) anterior(es), asignar los encabezamientos necesarios para indicar de manera adecuada los contenidos de la edición que se indiza, con independencia de los encabezamientos asignados a la(s) edición(es) precedente(s). En cambio, si la variación en el contenido es mínima, asignar el/los mismo(s) encabezamiento(s) a todas las ediciones.

En el caso de las publicaciones periódicas, asignar encabezamientos adecuados y válidos sin tener en cuenta los encabezamientos asignados a las publicaciones previamente indizadas que estén vinculadas a la nueva publicación (Título anterior), incluso si la numeración continúa de una a otra. Si es necesario, los encabezamientos temáticos que se asignaron a la publicación previamente indizada se pueden corregir o actualizar, pero los encabezamientos que se asignan a las anteriores y/o posteriores no tienen que ser necesariamente los mismos.

Encabezamientos de materia idénticos a los puntos de acceso descriptivos

Los puntos de acceso que se asignan a un recurso en la catalogación descriptiva (es decir, las entradas principales o secundarias de autor, título o serie) no sustituyen a los encabezamientos de materia con los que se indica el tema de su contenido. Los encabezamientos de materia deben reflejar la naturaleza del recurso y toda la gama de temas que en él se tratan, independientemente de si duplican los puntos de acceso descriptivos.

Aunque esto es importante para los catálogos de fichas manuales, en el que uno espera encontrar un archivo completo de los fondos de la biblioteca sobre un tema determinado en un solo lugar, es todavía más importante para los catálogos en línea, en los que las búsquedas con frecuencia se limitan a los campos de materia. En tales búsquedas, un recurso sobre un tema específico se recupera solo si el tema ha sido asignado como un encabezamiento de materia, independientemente de si un término idéntico también se usa como punto de acceso descriptivo.

Asignar encabezamientos de materia para indicar todos los temas que se tratan en el recurso, así como cualquier término de forma que resulte necesario, sin importar que se hayan asignado encabezamientos idénticos como puntos de acceso descriptivos.

Encabezamientos de nombre como materia

La mayoría de los encabezamientos de nombre se pueden usar no solo como puntos de acceso, principales o adicionales, sino también como encabezamientos de materia. Sin embargo, existen algunas situaciones en las que un encabezamiento de nombre autorizado no se puede asignar como encabezamiento de materia sin entrar en conflicto con las políticas de indización. Los indizadores son responsables de estar al tanto de -y deben ser capaces de identificar- las situaciones en las que un encabezamiento de nombre es inadecuado para su uso como tema.

Si el uso de cualquier encabezamiento entra en conflicto con las políticas de indización, seguir las políticas y no usar el encabezamiento.