En el presente Manual se usan las siguientes convenciones tipográficas:

• El signo numeral (#) se usa para representar un espacio en blanco en los ejemplos de campos codificados en Formato MARC 21 y en otras situaciones especiales en las cuales la existencia de un espacio en blanco puede resultar relevante. En el registro bibliográfico, este espacio en blanco se muestra como un acento circunflejo (^).
En ningún caso el catalogador debe ingresar un signo numeral (#) ni un acento circunflejo (^) para representar un espacio en blanco en un registro bibliográfico.
• El signo pesos ($) se usa para señalar la delimitación de los subcampos en los ejemplos codificados en Formato MARC 21. En este Manual, los códigos de subcampo se mencionan con su delimitador, por ejemplo: subcampo $a.
En los registros bibliográficos no está permitido ingresar el signo pesos consecutivamente ($$) ya que el Sistema usa dos signos pesos consecutivos para definir un subcampo. En caso de ser necesario, los signos pesos consecutivos se deben ingresar con un espacio entre sí ($ $).
Sin embargo, dos signos pesos consecutivos ($$) se pueden usar para ingresar nuevos subcampos sin abrir una nueva línea con el código del subcampo con la opción Nuevo sub-campo F7 del menú Editar.
• Las posiciones específicas de los campos de longitud fija Cabecera (LDR), 006, 007 y 008 se indican mediante el uso de una barra inclinada (/), por ejemplo: 008/06 indica la posición 6 del campo 008.
• El signo 0 representa al dígito 0 (cero) en las etiquetas, posiciones de carácter en campos de longitud fija, posiciones de indicador y otros lugares donde se usan números. Este carácter debe ser claramente diferenciado de la letra O mayúscula en los ejemplos de este Manual y en la codificación de los registros.
• El signo 1 representa al dígito 1 (uno). Este carácter debe ser claramente diferenciado de la letra l (ele) minúscula y de la letra I (i) mayúscula en los ejemplos de este Manual y en la codificación de los registros.
• El carácter de relleno representado en el Formato MARC 21 como una pleca/barra vertical (|) (ASCII 7C hex) indica que el formato especifica un código para ser usado, pero el catalogador ha decidido no intentar proporcionar un código.
  POLÍTICA BNMM
  En los registros bibliográficos BNMM no está permitido usar los caracteres de relleno. Si se lo(s) hallara en un registro descargado (catalogación por copia), el registro debe ser modificado y codificado correctamente.

• El código "u" (Desconocido o no especificado) indica que el catalogador intentó proporcionar un código pero no pudo determinar cuál debería ser el código adecuado.
• El código "n" (No aplicable) en muchas posiciones codificadas indica que la característica definida por la posición no se aplica a un tipo específico de elemento o tipo de registro.

En el detalle de la codificación MARC para cada campo (y en algunos casos, sus subcampos) se incluye un apartado para la puntuación, destacado en color:

[Puntuación]

Este apartado proporciona una guía general para la aplicación de los designadores de contenido y para la puntuación, el espaciado y el uso de literales (constantes de visualización). La puntuación usada dentro de un campo generalmente está dictada por la norma/regla de catalogación descriptiva o por el sistema de encabezamientos temáticos.

Las convenciones de entrada aclaran las prácticas de puntuación MARC, especialmente con respecto a la puntuación final. Los signos de puntuación final son un punto (.), un signo de interrogación (?), un signo de exclamación (!) o un guion (-).

En el SIGB Aleph, los campos están limitados a 2000 bytes y los registros están limitados a 5000 subcampos y a 45000 bytes. Por eso, el Sistema no permite al usuario ingresar más de 2000 bytes por campo.

Cuando la longitud del texto para un único campo excede los 2000 bytes, al importarlo a Aleph el Sistema divide el texto en campos (repetibles) independientes. Los campos divididos son precedidos por una etiqueta $$9.

Al crear un registro nuevo -o modificar uno existente-, cuando, por ejemplo, una nota en un campo 505 (de contenido normalizado) es demasiado extensa y resulta necesario registrar una nueva ocurrencia de este campo -que es repetible-, se debe asignar a la segunda (y siguientes) ocurrencia(s) el valor "8" (No genera literal) en el 1º indicador.

Para cada etiqueta de campo y para cada subcampo se proporciona una instrucción específica acerca de las condiciones de repetibilidad y de obligatoriedad correspondientes, basadas en el Formato MARC 21 Bibliográfico y en el documento Requerimientos de nivel completo para registros bibliográficos MARC 21 (2011) de la BNMM y se usan, para identificarlas, las siguientes convenciones:

El Formato MARC 21 para datos bibliográficos está diseñado para ser un vehículo de información bibliográfica (títulos, nombres, temas, notas, datos de publicación, así como la descripción física) acerca de recursos textuales impresos y manuscritos, archivos de computadora, mapas, música, recursos continuos, materiales visuales y materiales mixtos. A cada tipo de material se lo indica mediante un código de dos (2) dígitos -en mayúsculas- que se registra en el campo FMT (Formato).

El Sistema genera automáticamente el campo FMT a partir de la elección de la plantilla .mrc parametrizada para cada tipo de material.

En caso de que se detecte que un determinado recurso fue catalogado erróneamente como un tipo de material diferente al que corresponde, seguir el procedimiento detallado a continuación:

1º Abrir el registro bibliográfico por su número de sistema. Editar > Cambiar Formato del registro. Se abre un cuadro: Seleccionar formato del registro; elegir el formato correspondiente > Aceptar.

2º Editar > Expandir desde plantilla Ctrl+E. Seleccionar la plantilla por defecto correspondiente al material que se describe. Completar el registro siguiendo lo indicado para el nivel de descripción correspondiente.

3º Guardar en servidor y unidad local Ctrl+L.

El cambio del formato es especialmente importante en los casos de registros descargados (catalogación por copia) de otros catálogos en línea.