Categorías de entidades corporativas
Una obra ha emanado de una entidad corporativa si ha sido publicada por esa entidad o, si por alguna razón, ha debido ser publicada por ésta, o si se ha originado en esa entidad. Una vez establecido el origen de la misma, registrar una obra que emane de una o más entidades corporativas bajo el encabezamiento de la entidad correspondiente si ésta entra en alguna de las siguientes categorías:

• obras de naturaleza administrativa que se refieren a la entidad corporativa en cuestión (políticas internas, procedimientos, finanzas y/u operaciones, funcionarios, personal directivo y/o socios, o sus recursos);
• algunas obras legales, gubernamentales y religiosas (leyes, decretos del poder ejecutivo que tienen fuerza de ley, reglamentos administrativos, constituciones, reglamentos de tribunales, tratados, sentencias de los tribunales, audiencias legislativas, leyes eclesiásticas, obras litúrgicas);
• obras que registran el pensamiento colectivo de la entidad (informes de comisiones, comités, etc.);
• obras que informan sobre la actividad colectiva de una conferencia (actas, recopilaciones de trabajos), de una expedición o de un evento (exposición, feria o festival) siempre que estén mencionados en el recurso que se cataloga;
• obras que resultan de la actividad colectiva de un grupo de intérpretes que actúan como un todo (grabaciones sonoras, películas, videograbaciones y documentos escritos de actuaciones);
• materiales cartográficos que emanan de una entidad corporativa diferente de una que simplemente sea la responsable de su publicación o distribución.

En los casos de responsabilidad compartida y responsabilidad mixta, asentar la obra bajo el encabezamiento de entidad mencionada en primer lugar y realizar asientos secundarios para las demás entidades involucradas.

Consideraciones previas
Al momento de trabajar con una entidad corporativa, el primer paso es siempre constatar que la obra:

• No hubiera existido sin la intervención de la entidad: la publicó, preparó, encargó, etc.
• Es algo interno: trata sobre su estructura, fondos, funcionamiento, memorias (obras de carácter administrativo referidas a la propia entidad).
• Es oficial: consiste en tratados, sentencias, disposiciones administrativas, memorias, disposiciones legales y/o publicaciones oficiales, etc.
• Refleja el pensamiento colectivo de la entidad.
• Recoge la actividad colectiva de una asamblea (actas, resoluciones) o acontecimiento (feria, exposición), si tienen un nombre distintivo y aparece en portada, preliminares o cubierta.

Redactar el encabezamiento bajo el nombre por el cual comúnmente se identifica la entidad corporativa, en su idioma oficial, excepto cuando las reglas indiquen que se asiente bajo el nombre de una entidad de mayor nivel jerárquico o relacionada, o bajo el nombre de un gobierno, teniendo en cuenta el idioma y la escritura en la que se redacte su nombre y las adiciones que se le puedan llegar a agregar a ese nombre de entidad para evitar la ambigüedad y asegurar la precisión (área jurisdiccional, calificadores geográficos y no geográficos).

Realizar referencias de «Véase» para los nombres que fueron sido elegidos como forma autorizada.

Dado que, con el paso del tiempo, el nombre de una entidad puede cambiar o variar, se aceptan como autoridad todos los nombres usados a lo largo de su historia, y se deben realizar referencias de «Véase además» que remitan de cada nombre a los demás, y viceversa. En cada registro, redactar una nota de información histórica que aclare la relación existente entre las diferentes entradas.

Si el nombre de la entidad se expresa en un idioma que no usa el alfabeto latino, latinizar el nombre de acuerdo con la tabla para ese idioma adoptada por la entidad catalográfica.

Omitir los términos que aportan muy poco o nada a la identificación de la entidad, a menos que sean parte integrante del nombre.

Reglas generales
De existir formas variantes del nombre en las obras publicadas por la entidad, usar el nombre tal como aparece en las fuentes principales de información y no las formas que se encuentran en otras partes de la obra. Tener en cuenta que las formas variantes no incluyen los nombres que la entidad ha dejado de usar en el pasado o puede adoptar en el futuro.

Reglas especiales
Si el nombre aparece en diferentes idiomas, usar la forma en el idioma oficial de la entidad. De existir más de un idioma oficial y uno de estos es el español, usar la forma en español. En caso de duda, usar la forma en español, inglés, francés, portugués, alemán o ruso, en este orden de preferencia.

Si una entidad se identifica mediante una forma convencional en las fuentes de referencia en su propio idioma, usar este nombre convencional.

Para órdenes y sociedades religiosas, usar la forma más conocida del nombre, si es posible en español .

Para gobiernos, entendidos éstos como la totalidad de las entidades corporativas (ejecutivas, legislativas y judiciales) que ejercen los poderes de una jurisdicción, usar el nombre convencional, excepto cuando el nombre oficial sea de uso común. El nombre convencional de un gobierno es el nombre geográfico del área sobre la cual el gobierno ejerce jurisdicción.

• Si el nombre por sí solo no da la idea de que se trata de una entidad corporativa, agregar una designación general en español entre paréntesis.
• Si dos o más entidades tienen el mismo nombre o nombres semejantes que pueden llevar a confusión, agregar un término o frase a cada nombre.
• Si una entidad tiene un carácter nacional, estatal, provincial, etc., agregar el nombre del país, estado o provincia en el cual está localizado, siempre entre paréntesis.
• Para el caso de las instituciones, tomar el nombre de la institución en lugar del nombre de la localidad, siempre que el nombre de la institución se asocie con el nombre de la entidad.
• Si un nombre de entidad ya ha sido usado por dos o más entidades y es imposible diferenciarlas por el lugar, agregar el año de función o los años primero y último de su existencia, siempre entre paréntesis, a continuación del nombre.

Referencias de «Véase»
Existen tres tipos de referencias de «Véase»:

• Cambios y variantes en el nombre (variantes distintas): se debe hacer una mención de referencia de «Véase» cuando el nombre es diferente al que se conoce la entidad, pero que no fue escogido como encabezamiento autorizado.
• Formas distintas para el mismo nombre (variantes de forma):
  • Forma más completa del nombre cuando ésta fue elegida como encabezamiento autorizado. En el caso de entidades subordinadas con supresión de entidades principales o intermedias, redactar una referencia con el desarrollo jerárquico completo.
  • Forma menos completa del nombre cuando ésta no fue elegida como encabezamiento autorizado (términos omitidos, acrónimos, siglas, abreviaturas, etc.).
  • Formas idiomáticas diferentes del nombre de la entidad.
• Ortografía diferente en cualquier elemento del nombre, por uso o por transliteración diferente.
• Nombre de la entidad introducido por artículo cuando éste se omite en la forma autorizada.
• Formas diferentes por puntuación, espacios, mayúsculas/minúsculas, guiones, etc.
• Iniciales del nombre de la entidad, separadas o no, por puntos, cuando éstas no constituyen la forma elegida como autoridad.
• Formas que incluyen números expresados en cifras arábigas cuando la forma elegida presenta estos números en forma de palabras.
• Formas que incluyen números expresados en palabras cuando la forma elegida como autoridad presenta estos números en forma de cifras.
• Diferentes elementos de entrada (variantes de orden):
• Forma directa de una entidad dependiente cuando ésta va introducida por un término que es susceptible de ser buscado como elemento inicial de entrada.
• Forma directa de una autoridad en orden directo, pero con diferente disposición de los elementos que la componen.
• Forma directa de una entidad relacionada.
• Forma directa de una entidad temporal (congreso, exposición, etc.) que hace su entrada de autoridad en orden invertido.
• Forma invertida de una entidad temporal que hace su entrada en orden directo.

Referencias de «Véase además»
En el caso de las entidades, las relaciones que se establecen entre autoridades relacionadas son bastantes más abundantes que en los nombres personales. Aquí prevalece la identificación de la entidad a lo largo de su historia, desarrollo o transformación. Este tipo de referencias se redactan cuando:

• la institución ha cambiado de nombre a lo largo de su historia, se considera que es una nueva entidad y que ha cambiado de funciones, de estructura y de dependencia, por lo que es necesario mantener todos los nombres oficiales como autoridades diferentes. Crear registros independientes por cada nombre, en los que se incluyen referencias cruzadas de «Véase además» para vincular los diferentes encabezamientos relacionados. Además, redactar en cada registro una nota de información histórica que aclare la relación de las distintas instituciones;

• en el caso de los grupos de acción (musicales, artísticos, etc.) que incluyan un nombre de persona, se debe incluir una referencia con el nombre de la misma. También se puede redactar una referencia a la persona o personas que pertenecen o han pertenecido al grupo cuando éstas tienen trabajos firmados bajo el nombre colectivo del grupo, bajo su propio nombre o de manera individualizada. Crear entradas independientes para el grupo y para la(s) persona(s), incluyendo en cada una de ellas las referencias cruzadas al encabezamiento relacionado y una nota aclaratoria que explique la relación existente entre los diferentes puntos de acceso;

• la entidad está representada por una persona a través de un cargo institucional de carácter político o religioso. La referencia incluye el nombre de la persona y se debe crear un registro de autoridad independiente para ésta.

Regla general
Registrar las entidades subordinadas o relacionadas directamente bajo su propio nombre.
Es imprescindible realizar una referencia al nombre de la entidad subordinada a partir de su nombre en la forma de un subencabezamiento de la entidad de mayor nivel jerárquico si su nombre pertenece a uno o más de los siguientes tipos:

TIPO 1 Un nombre que contiene un término que por definición implica que la entidad forma parte de otra (departamento, división, sección, sucursal, etc.).

TIPO 2 Un nombre que contiene una palabra que normalmente implica subordinación administrativa (por ejemplo: comité, comisión) y siempre que el nombre de la entidad de mayor nivel jerárquico se requiera para la identificación de la entidad subordinada.

TIPO 3 Un nombre que es de naturaleza general o que no indica sino una subdivisión geográfica, cronológica o una subdivisión con números o letras de una entidad principal.

TIPO 4 Un nombre que no da la idea de que se trata de una entidad corporativa.

TIPO 5 Un nombre de una facultad, escuela, institución de educación superior, instituto, laboratorio, universidad que indica un campo de estudio en particular.

TIPO 6 Un nombre que incluye el nombre completo de la entidad de mayor nivel jerárquico o relacionada.

Subencabezamiento directo o indirecto
Cuando una entidad pertenece a uno o más de los tipos antes descriptos, se registra como un subencabezamiento del elemento de menor nivel jerárquico que se asienta bajo su propio nombre. Los elementos intermedios en la jerarquía se omiten, a menos que el nombre de la entidad subordinada o relacionada haya sido usado por otra entidad asentada bajo el nombre de la misma entidad de mayor nivel jerárquico o relacionada. De ser así, se interpone el nombre del elemento de menor nivel jerárquico, para permitir diferenciar entre las entidades. Realizar referencias del nombre en la forma de un subencabezamiento del nombre de la entidad inmediatamente superior cuando el encabezamiento no incluye el nombre de esa entidad superior.

Entidades según su carácter
Se pueden distinguir cinco (5) grandes grupos de entidades corporativas: públicas, privadas, mixtas, temporales y religiosas.

Entidades públicas
Se incluyen en este grupo las entidades vinculadas a la administración pública en cualquiera de sus niveles (estatal, regional, provincial y local). Pueden tener un fin administrativo o no, y de ello dependen los criterios para el establecimiento y redacción del encabezamiento. Las entidades públicas se dividen en:

• Organismos públicos administrativos
  Están creados o controlados por una autoridad estatal o territorial que ejerce funciones legislativas, administrativas, militares o diplomáticas. Se incluyen los ministerios, parlamentos, cortes y unidades de las fuerzas armadas.

  A su vez se dividen en entidades de ámbito nacional y de ámbito territorial.

  Las primeras responden a los poderes ejecutivo, legislativo y judicial.

  El encabezamiento para una entidad vinculada con el poder ejecutivo (que se identifica con el gobierno) se redacta en orden indirecto, comenzando por el área jurisdiccional y seguido por el nombre especifico de la entidad en su idioma original.

  El encabezamiento para un cuerpo legislativo se redacta en orden invertido según el esquema Área jurisdiccional. Nombre de entidad, separados por punto y espacio. En este caso no se prescinde de la entidad intermedia. En el caso de las comisiones, se redactan siempre como entidades dependientes de la cámara a la cual están vinculadas.

  El encabezamiento para una entidad vinculada al poder judicial se comienza siempre por el área jurisdiccional donde el tribunal ejerce sus funciones, separada por un punto del nombre de la entidad.

  Para los organismos públicos de carácter territorial, es decir, con categoría inferior a la estatal, e independientemente de su vinculación con los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, el encabezamiento se construye en orden invertido, según el esquema Área jurisdiccional. Nombre de entidad. En este caso, el área jurisdiccional puede corresponder a una comunidad autónoma, un estado federal, una provincia, o un municipio, entre otros.

• Organismos públicos no administrativos
  Están creados o controlados por una autoridad estatal o territorial financiadas con dinero público, y ejercen funciones predominantemente científicas, culturales, educativas, técnicas, financieras, sociales, comerciales o industriales. Comprende a los centros de investigación, universidades, museos, hospitales, bibliotecas, fundaciones, institutos, etc.

  El encabezamiento para este tipo de entidades se redacta en forma directa por su nombre. No lleva área jurisdiccional, aunque si es necesario para su identificación se le añade al final, entre paréntesis, el lugar geográfico donde la entidad tiene sede, o el ámbito jurisdiccional que cubre, excepto cuando el nombre geográfico forma parte del nombre de la entidad.

Entidades privadas
Son entidades con finalidades muy diversas y que buscan satisfacer intereses particulares, pudiendo éstos ser lucrativos o no. Se incluyen: sociedades privadas de profesiones liberales (estudios de abogados, de arquitectura, etc.), empresas e industrias de un determinado sector, firmas comerciales, fundaciones vinculadas a legados de una persona con un papel destacado en el arte, la ciencia o la investigación, los grupos de acción (musicales o artísticos, entre otros), algunos organismos públicos no administrativos y que pueden tener un carácter privado (universidades, hospitales, bancos, orquestas, etc.).

El encabezamiento para este tipo de entidad se redacta en orden directo y en el idioma usual del lugar donde tiene su sede la entidad. Siempre que resulte necesario, se le añade un calificador de tipo geográfico o general.

Cuando se trata de un grupo musical o artístico, se debe tener en cuenta que el nombre de dicho grupo es un seudónimo colectivo bajo el que se esconden los nombres reales de las personas que lo integran. Por eso, el encabezamiento de este tipo de entidad se redacta según la regla general de las entidades privadas, es decir, en orden directo, añadiendo entre paréntesis, cuando resulte necesario para su correcta identificación, el calificador «(Grupo musical)» o «(Grupo artístico)», según corresponda.

Entidades según su estructura orgánica
Tiene que ver con las relaciones de autonomía, dependencia o de relación. Se pueden distinguir los siguientes tipos:

• Entidades independientes
  Pueden ser públicas o privadas y constituyen un primer nivel de jerarquía, lo que implica que no existe por encima de ellas una entidad superior de la cual dependen: son autónomas. El encabezamiento se redacta con el nombre de la entidad, con o sin área jurisdiccional que le preceda.

• Entidades dependientes o subordinadas
  También pueden ser públicas o privadas y constituyen un segundo nivel jerárquico, lo que implica que depende de otra entidad que las dota de contenido, finalidad y presupuesto. Es necesario destacar que siempre que una entidad sea subordinada, solo se indican en el encabezamiento las que sean imprescindibles para identificar a la entidad jerárquica inferior. El encabezamiento se puede construir de dos formas:

• Conservando la entidad principal de la que dependen, según el esquema Entidad principal. Entidad dependiente. Esta forma comprende las siguientes entidades:

• Las que contienen un término, que por definición significa que la entidad es parte de otra (departamento, división, sección, sucursal, área, etc.);

• Las que tienen un nombre muy genérico y que pueda ser usado por diferentes entidades;

• El nombre de una facultad o escuela que indica solo el campo de estudio; y

• Aquellas cuyo nombre incluye, abreviadamente, el nombre de la entidad de la que dependen orgánicamente y de la que se consideran inseparables.

Prescindiendo de la entidad principal de la que dependen, se incluyen aquí:

• Las unidades de segundo y tercer niveles jerárquicos de la administración pública, siempre y cuando tengan un nombre que las identifique con precisión (direcciones y subdirecciones generales de ministerios, consejerías, direcciones y subdirecciones de gobiernos territoriales, etc.). El encabezamiento se redacta con el área jurisdiccional como primer elemento, seguida del nombre de la entidad dependiente. Añadir una referencia de «Véase» en la que se incluya la entidad principal superior que fue suprimida:

110 1# $a Córdoba (Provincia). $b Departamento Topográfico
510 1# $a Córdoba (Provincia). $b Dirección General de Catastro

• Entidades dependientes de carácter público no administrativo, con fines científicos, culturales, sociales, etc.
  (institutos, patronatos, fundaciones, entre otros).

  En este caso, el encabezamiento se redacta en orden directo, sin área jurisdiccional y prescindiendo de la entidad de la que dependen. Además, se redacta una referencia de «Véase» que incluya la entidad principal que fue suprimida.

• Entidades relacionadas
  Guardan relación con otra entidad, pero no pueden ser consideradas subordinadas. Por ejemplo: una asociación de padres de un colegio o de antiguos alumnos, no tiene razón de ser si no existe el colegio a las que se vinculen.

  Redactar el encabezamiento comenzando por el nombre de la entidad de la cual ha surgido esa relación, separada por un punto (.) de la entidad relacionada. Redactar también una referencia de «Véase» para el nombre de la entidad, en orden directo.

• Entidades de representación y delegación
  En este grupo se incluyen los cargos oficiales de ámbito sociopolítico, cargos oficiales de ámbito religioso, representación de un Estado ante un organismo internacional o ante otro Estado, y la representación de un órgano de la Administración estatal en otro de la Administración territorial.